Belangrijke update: e-handtekeningen

De Belastingdienst is teruggekomen op de recente wijziging in het Handboek Loonheffingen 2024 (versie oktober) over de elektronische handtekening. In tegenstelling tot eerdere berichtgeving blijft de geavanceerde elektronische handtekening (AES) toegestaan bij het ondertekenen van opgaven voor de loonheffingen.

Dit betekent dat de veelgebruikte e-signingtools, die een AES-handtekening genereren, gewoon rechtsgeldig blijven. Een overstap naar de zwaardere gekwalificeerde elektronische handtekening (QAES) is dus niet verplicht. De Belastingdienst bevestigde dit in een update.

Wat betekent dit voor de praktijk?

• De AES-handtekening blijft toegestaan.

• Organisaties hoeven hun huidige e-signingprocessen voor loonheffingen dus niet direct aan te passen.

• Het eerder aangekondigde strikte onderscheid tussen handtekeningtypes komt te vervallen.

Impact op inspecties en de SNA-norm

Normec VRO voert inspecties uit binnen het SNA-keurmerk en zal deze wijziging bespreken in het aankomende harmonisatieoverleg van Stichting Normering Arbeid (SNA) op 26 juni. We houden jullie uiteraard op de hoogte van de uitkomsten en de eventuele gevolgen voor inspecties en de beoordeling van verklaringen binnen de SNA-norm.

De drie typen elektronische handtekeningen uitgelegd

1. Gewone elektronische handtekening (ES) Een eenvoudige digitale handtekening, zoals een gescande handtekening of een aangevinkt vakje. Makkelijk te vervalsen en juridisch het minst sterk.

2. Geavanceerde elektronische handtekening (AES) Aan deze handtekening worden hogere eisen gesteld dan aan de gewone variant. De ondertekenaar moet identificeerbaar zijn en het moet duidelijk zijn dat de handtekening daadwerkelijk van deze persoon afkomstig is. Ook moet de integriteit van het document gewaarborgd blijven. Vaak gebeurt dit via een gebruikersnaam, wachtwoord, unieke code of certificaat.

3. Gekwalificeerde elektronische handtekening (QAES) Deze variant wordt ingezet met een gekwalificeerd middel en certificaat, voldoet aan de eisen van de eIDAS-verordening, en is juridisch gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening in alle EU-lidstaten.

Vragen? Wij denken graag mee.

Heb je vragen over wat dit voor jouw organisatie betekent of wil je overleggen over de implementatie van gekwalificeerde digitale handtekeningen? Neem gerust contact op met het team van Normec VRO:

📧 info-vro@normecgroup.com 📞 088 – 894 4001