Zo voorkom je fouten in HACCP- en kwaliteitsregistraties
01 december 2024
Zo voorkom je fouten in HACCP- en kwaliteitsregistraties
Het niet of onjuist noteren van acties bij afwijkingen staat op nummer één van de meest voorkomende fouten in HACCP- en kwaliteitsregistraties. Dit bleek uit de poll die we hebben uitgezet op LinkedIn. Maar hoe voorkom je deze fouten?
Zo voorkom je fouten in registraties
Digitaliseer HACCP- en kwaliteitsregistraties met onze registratie software met registratie app.
Betere procesborging
Efficiëntere werkwijze
Meer overzicht en inzicht
Duurzamer: al het papier de fabriek uit!
Resultaten poll
Op LinkedIn stelden we middels een poll de volgende vraag: “Food bedrijven moeten registreren, maar dit gaat nog weleens mis. Wat is de meest voorkomende afwijking in HACCP- en kwaliteitsregistraties?”. Kwaliteitsmanagers- en medewerkers uit de voedingssector brachten hun stemming uit. Dit zijn de resultaten:
62%: actie bij afwijking ontbreekt
34%: onvolledig ingevulde lijsten
4%: registratie niet (snel genoeg) vindbaar
Wat zijn de gevolgen van deze fouten in registraties?
Als een actie bij afwijking niet genoteerd is, wanneer registratielijsten onvolledig zijn ingevuld of zelfs onvindbaar zijn, kan dit grote gevolgen hebben. In alle gevallen betekent het dat de voedselveiligheid en/of productkwaliteit niet zijn gewaarborgd. De gevolgen kunnen onder andere zijn:
Blokkade van producten en extra controles en/of analyses
Mogelijk (ernstig) zieke consumenten
Uitvoeren van een recall
Producten zijn niet snel genoeg traceerbaar
Hoe voorkom je deze fouten in registraties?
Het voorkomen van deze fouten lijkt soms een onmogelijke opgave. Je kunt immers als kwaliteitsmanager niet de hele dag naast de productiemedewerkers gaan zitten om formulieren te controleren. Toch is het in de huidige tijd goed mogelijk om deze fouten tot een minimum te beperken. Digitalisering van HACCP- en kwaliteitsregistraties biedt de oplossing.
Acties bij afwijkingen altijd registreren
Door gebruik te maken van software, zoals onze HACCP- en kwaliteitsregistratie app, benut je direct handige automatiseringen. Zo krijgt de medewerker die de online registratielijst invult meteen een in melding in geval van afwijkende registraties. Deze ziet welke actie ondernomen moet worden en kan hier snel naar handelen. Ook kan het invullen van een afwijkend antwoord leiden tot aanvullende vragen. Door dit proces te digitaliseren, onderneemt de medewerker snel de juiste acties. Als kwaliteitsafdeling zie je bovendien in één overzicht welke afwijkingen geconstateerd zijn en wat hiermee gedaan is.
Lijsten volledig invullen
Ook voor het volledig invullen van registratielijsten biedt software de oplossing. Via de Registratie-app verplicht je gebruikers om bepaalde velden in te vullen. De kwaliteitsafdeling heeft via de online omgeving op ieder moment inzicht in nog af te ronden en verlopen registraties. Zo stuur je de afdelingen snel bij waar dat nodig is.
Vindbaarheid van registraties
Hoewel de vindbaarheid van registraties volgens respondenten van de poll minder vaak als een probleem wordt gezien, komt het in de praktijk nog wel eens voor dat registraties ‘verdwenen’ zijn of niet tijdig vindbaar. Digitalisering helpt ook hierbij, doordat je snel zoekt naar en filtert op de uitgevoerde registraties.
demo qa-software