Ga goed voorbereid je audit in met de CO₂-Prestatieladder

Begin met het aanmaken van een account op de website van de CO₂-Prestatieladder. Dit is een belangrijke stap om toegang te krijgen tot de omgeving waarin je, na het doorlopen van de eisen, informatie vastlegt over je systeem, met inbegrip van CO₂-Prestatieladderprojecten en de maatregellijst. Het aanmelden zelf is slechts het begin, maar helpt wel om het proces vanaf de start gestructureerd in te richten. Door parallel hieraan de invulling aan eisen en bijbehorende documenten intern overzichtelijk vast te leggen, voorkom je dat informatie versnipperd raakt of later alsnog moet worden verzameld.

Een van de belangrijkste onderdelen in de voorbereiding is het vaststellen van de organisatorische grenzen van de certificering. De manier waarop je dit bepaalt, verschilt van andere certificeringen: de methodiek bepaalt wat onderdeel moet zijn van de afbakening. Landsgrenzen zijn daarin niet per se leidend.

Maak intern helder uit welke ondernemingen of organisatieonderdelen je organisatie bestaat. Dat is het vertrekpunt. Bij overheidsorganisaties kan er sprake zijn van verbonden partijen of gemeenschappelijke regelingen; ook die kunnen relevant zijn in de bepaling. Een duidelijke, goed onderbouwde afbakening voorkomt discussie tijdens de audit en maakt je emissie-inventaris en doelstellingen betrouwbaarder.

Als de organisatorische grenzen duidelijk zijn, is het verstandig om tijdig contact op te nemen met Normec NCK. Denk je dat de boundary definitief is, laat deze vast beoordelen door Normec NCK. Naast deze informatie is er ook data nodig om de organisatieomvang te bepalen (klein of groot), op basis van aantal FTE, jaaromzet en balanstotaal. Met die informatie kan een offerte worden opgesteld en kan, na het sluiten van de overeenkomst voor de certificatiecyclus.

Stem bij het plannen een realistische deadline af voor de implementatie. Door voldoende tijd in te bouwen, kun je laten zien dat processen daadwerkelijk lopen, dat communicatie is gestart en dat reductiemaatregelen in beweging zijn.

Deel 1 – een basis die voor elke organisatie gelijk is

Dit deel is voor iedere organisatie hetzelfde. Als je al een managementsysteem hebt of gecertificeerd bent voor andere ISO- of NEN-normen, herken je vaak de opbouw en kun je onderdelen combineren. Denk aan beleid, inzicht in relevante wet- en regelgeving, rollen/verantwoordelijkheden en competenties van sleutelpersonen. Waar combineren logisch en beheersbaar is, loont het om dat te doen: het houdt je systeem overzichtelijk en verhoogt de kans dat het in de praktijk ook echt wordt gebruikt.

Deel 2 – trede-afhankelijk, met vier invalshoeken

Deel 2 verschilt per trede, maar bouwt voort op dezelfde logica. Elke trede kent eisen die grotendeels overlappen, aangevuld met extra verwachtingen naarmate je hoger certificeert. Een essentieel uitgangspunt is inzicht in energiestromen binnen de organisatie. De nadruk ligt niet alleen op CO₂-uitstoot, maar ook op energieverbruik.

Wek je zelf groene stroom op? Zorg dan dat dit inzichtelijk onderdeel is van je voetafdruk, energiebeoordeling en emissie-inventaris. Vanaf trede 2 wordt verwacht dat je naast de eigen energiestromen ook in je keten onderzoekt waar je invloed kunt uitoefenen. Zowel upstream als downstream emissies moeten dan kwantitatief in kaart worden gebracht, wat tot essentiële waardeketen analyses leidt. Vanaf trede 3 moeten ook overige beïnvloedbare emissies (OBE) kwantitatief in beeld komen.

Als je inzicht hebt in je energiestromen en emissies, volgt de vertaalslag naar doelen. Afhankelijk van de trede werk je aan doelstellingen die worden onderbouwd met subdoelen en een strategie of plan van aanpak.

Vanaf trede 1 toon je aan dat je doelstellingen en/of voorbereidende acties en maatregelen uitvoert om je korte-termijndoelen te realiseren. Vanaf trede 2 wordt gesproken over een klimaattransitieplan, dat op trede 3 moet toewerken naar nul uitstoot voor scope 1, scope 2 en scope 3 (en eventueel OBE), passend binnen de eisen. Belangrijk is dat doelen niet alleen ambitieus zijn, maar ook logisch zijn gekoppeld aan maatregelen, eigenaarschap en evaluatiemomenten.

Een communicatieplan is een verplicht en waardevol onderdeel, maar tijdens een audit wordt ook gekeken of je er ook mee bent gestart. Het plan richt zich op sleutelpersonen, medewerkers en relevante belanghebbenden. De invulling hangt deels samen met het handboek, maar ook met jouw keuzes: beleid, ambitie en de uitkomsten uit analyses.

Je kunt rekening houden met het CO₂-bewustzijnsniveau per doelgroep. Tijdens de audit verifieert een auditor de uitvoering vaak via interviews én via vastlegging, zoals interne updates, presentaties, intranetberichten, nieuwsbrieven, overlegnotities of communicatie richting stakeholders. Het doel is helder: laten zien dat het onderwerp leeft, begrepen wordt en onderdeel is van de manier waarop de organisatie werkt.

De kennis- en samenwerkingsbehoefte hangt nauw samen met de trede en met je energie- en CO₂-managementsysteem als geheel. Denk aan externe partners in de keten om data en beïnvloedingsmogelijkheden scherp te krijgen. Door dit bewust te organiseren, vergroot je de kans dat maatregelen echt effect hebben en dat je plan van aanpak niet blijft steken in intenties.

Als het systeem staat, wil je zelf laten toetsen of het voldoet aan de eisen van het certificatieschema en of er volgens de afspraken wordt gewerkt. Dat doe je met een objectieve en onpartijdige interne audit, uitgevoerd door iemand met relevante kennis en vaardigheden. Zo krijg je een realistisch beeld van wat goed werkt en waar je nog kunt verbeteren vóór de externe audit. Plan en implementeer acties en verbeteringen waar mogelijk, zodat zichtbaar wordt hoe het energie- en CO₂-management continu wordt verbeterd in de praktijk.

De resultaten van de interne audit vormen een belangrijke basis voor de directiebeoordeling. Dit is de laatste stap in het borgen van het systeem: de directie beoordeelt de continue geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid. Leg dit vast in een verslag, zodat duidelijk is welke conclusies zijn getrokken en welke besluiten zijn genomen.